Em vez de dizer que não tem tempo, assuma que não é prioridade
Se você tivesse uma hora a mais por dia, o que você faria? Aproveitaria para dormir um pouco mais, começaria a treinar para uma maratona, ou, finalmente, começaria aquele curso que você tem adiado há anos? Tempo virou artigo de luxo, mas, para os especialistas em produtividade, não é bem isso o que falta: "Se ameaçarem demitir você por não falar inglês você vai se virar para estudar, nem que seja no fim de semana, então em vez de dizer que não tem tempo para algo, diga que aquilo não é sua prioridade", desafia Marcelo Bueno, mastercoach da Sociedade Brasileira de Coaching.
A partir dessa consciência, é preciso seguir em frente com um plano para concretizar seus sonhos sem abrir mão das suas necessidades e obrigações. Ler mais, aprender um novo idioma, ganhar uma certificação (para pleitear um aumento com o chefe) ou ajudar seu filho a ter melhores notas na escola podem parecer tarefas complexas demais para serem encaixadas numa agenda abarrotada, mas, graças à tecnologia, hoje é possível fazer qualquer coisa em qualquer lugar. Para a coach norte-americana Elizabeth Grace Saunders, autora do livro "How to invest your time like money" ("Como investir seu tempo como se fosse dinheiro", sem tradução no Brasil), se você aproveitar os minutos que sobram aqui e ali vai ver que é possível fazer muito mais do que imagina.
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Pense grande ao definir prioridades
Especialista em gerenciamento de tempo, Saunders sugere que, em primeiro lugar, as pessoas modifiquem suas próprias "configurações padrão". Isso significa que é preciso sair do piloto automático e se planejar com antecedência para não se perder nas obrigações diárias. Mas isso exige uma tarefa anterior --definir suas prioridades. Os coaches costumam iniciar o trabalho com os clientes com uma análise minuciosa de cada área da vida (saúde, família, carreira etc). Também há o clássico exercício de se imaginar no futuro, olhando para trás, para ver o que é preciso aperfeiçoar. Só a partir dessa visão panorâmica é que é possível estabelecer metas e estratégias para conquistá-las, e esse processo precisa ser feito com riqueza de detalhes. "Muita gente perde a motivação de ir à academia porque não definiu direito as metas antes de começar", observa Bueno. Sem essa clareza, qualquer tempo que sobrar irá fácil para o ralo.
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Aposte no diário de bordo
A primeira tarefa para arrumar mais tempo é fazer um inventário. Experimente fazer um diário de suas atividades diárias por pelo menos uma semana. Procure anotar tudo o que faz em cada hora, inclusive aquilo que parece não ter importância, como a própria escrita. Depois, classifique cada atividade de acordo com o impacto que ela tem para o seu projeto pessoal ou profissional. A medida é tiro e queda para identificar quanto tempo e energia são desperdiçados com atividades que poderiam ser delegadas, eliminadas, ou, pelo menos, enxugadas, como a leitura de e-mails desnecessários ou a navegação em redes sociais, exemplos citados pelo coach Marcelo Bueno. Um levantamento recente do Global Web Index (GWI) indica que as pessoas têm gasto, em média, duas horas e 22 minutos por dia com troca de mensagens ou "likes". Vamos combinar que seria possível adiantar bastante a leitura ou queimar um bocado de calorias em todo esse tempo, não?
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Respeite sua personalidade
É preciso ter autoconhecimento para tirar e colocar tarefas na agenda de forma sustentável, ou você vai abandonar a nova "dieta" em poucas semanas. A regra básica é respeitar os próprios traços de personalidade: "Pedir para um extrovertido ficar duas ou três horas seguidas isolado, trabalhando num texto, por exemplo, não funciona", comenta Bueno. Nesse caso é melhor dividir o projeto com antecedência em várias sessões mais curtas. Já para alguém mais introvertido, reservar uma tarde da semana para trabalhar de portas fechadas é melhor para o rendimento. Também é preciso respeitar os próprios limites. Saunders avisa que até mesmo as pessoas mais energéticas precisam de algum tempo de inatividade mental: "Às vezes, simplesmente precisamos de um tempo de descompressão, para deixar de lado o que acabamos de fazer e nos preparar para o que vem a seguir", ensina. Ela acrescenta que esses momentos sem foco geram o estado de pensamento difuso, em que nossa mente é capaz de ter ideias criativas e até encontrar soluções para problemas complexos. "É abrir espaço para ouvir seus próprios pensamentos."
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Deixe o 'circo' montado
Para aproveitar os minutos livres, é preciso estar preparado para agir em qualquer lugar, ainda que, no final das contas, você decida usar o período para descompressão. A coach norte-americana costuma recomendar aos clientes que utilizem certos recursos tecnológicos para se organizar e, inclusive, não se deixar levar pelas tentações da tecnologia, como agendas compartilhadas, aplicativos para filtragem de e-mails, para limitar o tempo de navegação na internet, para baixar livros no celular, para fazer o supermercado ou simplesmente anotar (ou gravar) ideias importantes enquanto se está no congestionamento ou cortando o cabelo. Isso significa que, antes de sair de casa, é preciso rechear a mochila com carregadores e baterias extras, e checar se o tênis e o desodorante estão na sacola para você fazer uma caminhada rápida depois do almoço, se o exercício está entre as suas metas.
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Aprenda que foco se adquire aos poucos
Para assimilar direito o que você lê no metrô ou nas aulas de futebol do seu filho é preciso ter foco. Mas saiba que isso pode ser exercitado, assim como um músculo. Uma das maneiras de se fazer isso é meditar. Estudos mostram que técnicas como o mindfulness (atenção plena) melhoram a capacidade de manter a mente focada por mais tempo, além de proporcionar pausas de recuperação para que você não termine o dia exausto. Você não precisa ir para um retiro para fazer isso: dá para aprender com programas online, e começar com apenas três minutos ao dia. Uma das dicas do médico especialista em mindfulness Marcelo Demarzo, blogueiro do UOL VivaBem, é justamente aproveitar espaços "mortos" do dia, como a espera num consultório, para fazer práticas mais breves. "Se eu já estou treinado previamente, posso fazê-las em qualquer ambiente; por outro lado, se ainda estou começando, é melhor iniciar o treinamento em ambientes mais controlados", recomenda.
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Negocie sua privacidade
Toda vez que alguém te interrompe, você leva, em média, 23 minutos e 15 segundos para retomar o que estava fazendo com a mesma velocidade de raciocínio. Quem garante são pesquisadores da Universidade da Califórnia, que colocaram estudantes universitários para trabalhar em um laboratório para fazer essa análise. Claro que fazer algumas pausas para conversar com o colega é algo saudável e que até pode ajudar na sua produtividade, mas é importante que você tenha períodos de introspecção para cumprir suas obrigações no prazo e não perder seu curso ou sua hora de malhação. Em ambientes coletivos não é muito fácil negociar a privacidade, por isso muitos especialistas sugerem o uso do fone de ouvido quando se quer mostrar aos outros que você precisa se isolar de distrações externas. Combinar com a família que você precisa de 15 minutos sem interrupções, de manhã ou à noite, para meditar, ler ou se preparar para algo também é fundamental.
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Revise tudo periodicamente
Todo planejamento requer revisões periódicas, já que as obrigações diárias mudam e até algumas prioridades podem se alterar de tempos em tempos. Em vez de desanimar porque não conseguiu cumprir suas metas naquela semana, é preciso ter autocompaixão e checar onde foi que você escorregou, para fazer novos ajustes. Talvez seja preciso encaixar sua atividade em outra hora ou dia da semana, fracioná-la para evitar a procrastinação, lembrar de checar a agenda e a mochila do dia seguinte antes de encerrar o dia....ou apenas tentar de novo, com mais afinco. "Cerca de 10% do seu dia são imprevistos, mas a pergunta é o que você está fazendo com os 90%?", comenta Bueno.
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